Istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan procurement atau pengadaan
barang. Berikut adalah definisi procurement menurut Bodnar dan Hopwood
(2001:323), yaitu:“Procurement is the business process of selecting a source,
ordering, and acquiring goods or services.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa pengadaan barang adalah
proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan
barang atau jasa.
Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa didefinisikan
sebagai: “managing the inputs into the organization’s transformation
(production process).” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi.
Berikut adalah pendapat Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi pembelian,
yaitu: “The role of purchasing function is to make materials and parts of the
right quality, and quantity available for use by operations at the right time
and at the right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa
peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas
yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu
yang tepat dan tempat yang tepat.
Menurut Mulyadi (2001, p299),
pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Jenis
pembelian berdasarkan pemasok:
1.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri
2.
Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri.
Jenis
pembelian berdasarkan transaksi :
1.Transaksi
pembelian tunai adalah
jenis transaksi dimana pembayarannya
dilakukan secara langsung pada saat barang diterima.
2.Transaksi
pembelian kredit adalah
jenis transaksi dimana pembayarannya tidak
dilakukan secara langsung pada saat barang diterima, tetapi dilakukan selang
beberapa waktu setelah barang diterima, sesuai perjanjian kedua belah pihak.
Pentingnya fungsi pembelian
Management audit bisa digunakan untuk mengevaluasi organisasi secara
keseluruhan ataupun fungsi tertentu dalam organisasi, untuk menentukan apakah
perusahaan sudah memperoleh efisiensi biaya yang maksimum dari yang telah
dilaksanakan oleh fungsi tersebut selama ini. Penelitian ini menjadikan fungsi
pembelian sebagai sasaran audit.
Fungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan
berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari
kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi
pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik karena
perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai
aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang yang diperlukan
perusahaan.
Pandangan ini menurut Siagian (2001:192) mudah dipahami karena dalam proses
produksi perusahaan memerlukan bahan baku. Tidak banyak perusahaan yang
menguasai sendiri bahan baku yang diperlukan untuk diolah lebih lanjut menjadi
produk jadi, sehingga bisa disimpulkan bahwa tidak ada satupun bentuk atau
jenis perusahaan yang tidak terlibat dengan fungsi pembelian. Pengalaman banyak
perusahaan bahwa biaya untuk menghasilkan suatu produk mungkin mencapai sekitar
lima puluh persen dari harga jual produk, menjadikan fungsi pembelian sebagai
sumber pemborosan apabila tidak diselenggarakan dengan baik dan sumber
penghematan yang akan memperbesar laba perusahaan apabila dilakukan dengan
teliti dan cermat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa pembelian merupakan area yang penting
yang dikemukakan Brown dkk. (2001:131), yaitu:
1. Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola masukan perusahaan
pada pengiriman, kualitas dan harga yang tepat, yang meliputi bahan baku, jasa
dan sub-assemblies untuk keperluan organisasi.
2. Berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat pembelian secara langsung
direfleksikan pada lini dasar organisasi. Dengan kata lain, begitu penghematan
harga dibuat, maka akan mempunyai pengaruh yang langsung terhadap struktur
biaya perusahaan. Sehingga sering dikatakan bahwa penghematan pembelian 1%
ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.
3. Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan dengan semua aspek operasi
manajemen.
Bagaimana cara sebuah perusahaan dalam mengendalikan strategi pengadaan
barangnya akan mempunyai pengaruh langsung terhadap bagaimana perusahaan
tersebut menjalankan bisnisnya. Pembelian yang baik juga perlu menjadi
perhatian untuk organisasi-organisasi non profit dan pemerintah. Berbagai
tekanan yang berkaitan dengan kurangnya dana yang tersedia dan besarnya biaya,
mendorong organisasi-organisasi tersebut untuk beroperasi seefisien mungkin
dengan biaya seminimum mungkin.
Dengan demikian, apapun jenis dan ukuran perusahaannya, pembelian yang
dilaksanakan dengan ekonomis dan efektif amat diperlukan dalam upaya mencapai
kondisi perusahaan yang sehat karena pembelian merupakan kegiatan yang
memerlukan pengerahan sumber daya dalam jumlah besar.
Tugas dan tanggung jawab fungsi pembelian
Pada dasarnya peran fungsi pembelian adalah untuk menyediakan barang dan jasa
yang dibutuhkan oleh perusahaan pada waktu, harga dan kualitas yang tepat.
Assauri (1998:162) menjabarkan tanggung jawab bagian pembelian sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana
operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga
dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan
bahan-bahan baru yang dapat meguntungkan dalam proses produksi, perkembangan
dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk
perusahaan, harga serta desainnya.
3. Bertanggung jawab untuk menurunkan investasi atau meningkatkan perputaran
bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah
yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data-data dan
perkembangan pasar, perbedaaan sumber-sumber penawaran (supply) dan memeriksa
pabrik suplier untuk mengetahui kapasitas dan kemampuannya dalam memenuhi
kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima
dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab
tersebut diatas antara lain:
1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang
ditentukan tidak hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat,
serta jumlah dan mutu yang tepat pula.
2. Membantu pemilihan bahan-bahan dengan melakukan penyelidikan.
3. Melaksanakan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber suplai.
4. Mempengaruhi tingkat persediaan terendah.
5. Menjaga hubungan baik dengan suplier.
6. Melakukan kerjasama dan koordinasi yang efektif dengan fungsi-fungsi lainnya
dalam perusahaan.
7. Meneliti keadaan perdagangan pasar.
8. Membeli seluruh bahan-bahan dan perlengkapan yang dibutuhkan tepat waktu
sehingga tidak menganggu rencana produksi dari perusahaan tersebut.
Galloway dkk. (2000:305) mendefinisikan tujuan dan tanggung jawab departemen
pembelian adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Memilih, mengevaluasi dan mengembangkan sumber-sumber untuk bahan dan jasa
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
2. Memelihara dan membangun relasi dengan suplier yang berkenaan dengan
kualitas, pengiriman, pembayaran dan pengembalian.
3. Mencari bahan dan produk baru, serta sumber-sumber baru untuk memperoleh
bahan dan produk yang lebih baik yang mungkin bisa digunakan oleh perusahaan di
masa yang akan datang.
4. Melakukan negosiasi dan memperoleh bahan baku, peralatan, barang dan jasa
pada harga yang mencerminkan the best value for money.
5. Ikut berpartisipasi dalam aktivitas-aktivitas untuk reduksi biaya.
6. Memelihara sistem komunikasi yang efektif dan melakukan konsultasi secara
rutin dengan fungsi-fungsi internal.
7. Selalu memberikan informasi mengenai biaya pembelian dan berbagai perubahan
yang mungkin bisa mempengaruhi laba perusahaan dan perkembangan dimasa
mendatang kepada manajemen puncak.
Menurut Mulyadi (2001,
p299), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
pembelian adalah:
1.
Fungsi gudang
Fungsi
gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan
posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai
(tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian
diajukan oleh pemakai barang.
2.
Fungsi pembelian
Fungsi
pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, mendapatkan informasi
mengenai permintaan pembelian dari gudang, dan mengeluarkan order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
3.
Fungsi penerimaan
Fungsi
penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,
dan kuantitas barang yang diterima pemasok bertujuan untuk menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi
retur penjualan.
4.
Fungsi akuntansi
Fungsi
akuntansi yang terkait dalam transaksi
pembelian adalah fungsi pencatat hutang dan
fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat
hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau
menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku
pembantu hutang. Fungsi
pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Menurut
Mulyadi (2001, p301), jaringan prosedur dalam sistem
pembelian adalah:
1.
Prosedur permintaan pembelian
Dalam
prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Surat tersebut berisi sejumlah jenis barang-barang yang akan
dibeli dan dibuat dalam
beberapa rangkap. Permintaan pembelian tersebut akan
dipenuhi tergantung dari keputusan manager perusahaan yang bersangkutan.
2.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam
prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga
kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang dan berbagai syarat pembelian yang
lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3.
Prosedur order pembelian
Dalam
prosedur ini, fungsi pembelian
mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan
mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
4.
Prosedur penerimaan barang
Dalam
prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan
pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan
mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5.
Prosedur pencatatan hutang
Dalam
prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur
dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang.
6.
Prosedur distribusi pembelian
Prosedur
ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Retur
Pembelian
Menurut
Mulyadi (2001, p335), sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya. Barang
yang sudah diterima pemasok terkadang tidak
sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian.
Ketidaksesuaian itu terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok
dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami
kerusakan dalam pengiriman, atau barang yang diterima
melewati tanggal pengiriman
yang dijanjikan oleh pemasok. Fungsi terkait dalam
sistem retur pembelian adalah:
1.
Fungsi gudang
Fungsi
gudang bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam
tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
2.
Fungsi pembelian
Fungsi
pembelian bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo
debit untuk retur pembelian.
3.
Fungsi pengiriman
Fungsi
pengiriman bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang
kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4.
Fungsi akuntansi
Fungsi
akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam
jurnal retur pembelian atau jurnal umum, mencatat berkurangnya harga pokok
persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, dan mencatat
berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip
bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang.
Menurut
Mulyadi (2001, p339), sistem retur
pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1.
Prosedur perintah retur pembelian
Dalam
prosedur ini, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh
fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke
pemasok adalah memo debit.
2.
Prosedur pengiriman barang ke pemasok
Dalam
prosedur ini, fungsi pengiriman barang kepada pemasok sesuai dengan perintah
retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman
barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
3.
Prosedur pencatatan hutang
Dalam
prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya hutang
dalam kartu hutang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang
hutang.
Manfaat Pembelian :
1.
Mendapatkan barang hasil pembelian
2.
Dapat memenuhi kebutuhan melalui pembelian
3.
Hasil Pembelain dapat bermanfaat
4.
Penjual mendapatkan hasil dari penjualannya
Jenis-Jenis Pembelian :
1.
Pembelian Secara Cash atau tunai adlah pembelian yang dilakukan sekali
transaksi dengan menerima barang yang di beli dan memberikan uang sebagai alat
tukar yang sesuai dengan jumlah yang disepakati
2.
Pembelian Credit atau Berkala adal pembelian yang dilakukan lebih dari satu
kali transaksi, pada transaksi pertama pembeli memberika sejumlah uang sebagai
uang muka dan penjual memberikan barang yang di beli dengan catatan akan
terjadi pembeyaran kedua
Sumber :
http://sobatbaru.blogspot.com/2010/05/definisi-pembelian.html